Een proces automatiseren lost je problemen niet op.

Ooit werkte ik met een collega aan een nieuw roosterprogramma. Een van de wensen vanuit de organisatie was dat medewerkers niet meer dan tien uur meer of minder dan hun contracturen mochten roosteren. Een makkelijke check, die we zo ingebouwd hadden. 

Toen de applicatie een poosje ‘live’ was, bleek het afdwingen van deze organisatorische afspraak toch niet zo handig. Er waren namelijk collega’s die wél van de afspraak mochten afwijken. En de praktijk is weerbarstig. Soms hebben medewerkers geen andere keuze dan een keer te veel plus- of min-uren te draaien. Deze moeten ze toch kunnen registreren. 

Ik heb het hierna vaker zien gebeuren: Afspraken binnen de organisatie waar niet iedereen zich aan houdt. En/of het management dat het moeilijk vindt mensen aan te spreken op het naleven van de afspraak. Men gaat op zoek naar een oplossing en besluit te automatiseren. De afspraak wordt dan door de applicatie afgedwongen, probleem opgelost. 

Als het probleem hier al mee is opgelost, creëer je allerlei andere problemen. Zo komen bijvoorbeeld de echte werkelijkheid niet meer overeen met de administratieve werkelijkheid, zoals in het voorbeeld van het roosterprogramma. Dit zou zomaar arbeidsrechtelijke problemen kunnen opleveren. Of mensen gaan een hekel krijgen aan de applicatie, bestempelen de applicatie als ‘onwerkbaar’ en weigeren in het ergste geval nog met de applicatie te werken. 

Daarom: wil je automatiseren, bezint eer ge begint. Kijk niet naar het probleem, maar zoek naar de oorzaak van je probleem. Anders is automatisering symptoombestrijding en gaat het je niet verder helpen. Denk je dat de oorzaak van je probleem zich leent voor een geautomatiseerde oplossing? Leg het voor aan je medewerkers en je leverancier(s). Of zoek (liefst verschillende) leveranciers die je hiermee zouden kunnen helpen. Spar samen met je medewerkers en je (toekomstige) leverancier(s) om tot een goede oplossing te komen. 

Door naar de oorzaak te kijken, pak je het probleem bij de wortel aan. Door vervolgens een weloverwogen besluit te nemen over al dan niet automatiseren, is de kans het grootst dat het probleem ook daadwerkelijk opgelost wordt. Als je dit goed toepast bouw je aan een efficiënte en toekomstbestendige IT infrastructuur.