Ken je dat? Een collega is dol enthousiast over een groter of kleiner softwarepakket. Iets wat hem of haar echt gaat helpen het werk efficiënter uit te voeren, een aanwinst voor de organisatie.

Je schaft enthousiast de software aan. Een paar jaar later is de betreffende collega vertrokken en is er niemand die nog (op de juiste manier) gebruik maakt van de betreffende software.

Dit kan je voorkomen door voor de aanschaf goed na te denken over het nut en de noodzaak van de software, en daarna de implementatie goed voor te bereiden.

In deze blog meer over de fase voor de aanschaf van de software.

Past het bij je visie?

Uiteraard heb je een visie op ICT opgesteld. Onderdeel van je visie is een afwegingskader voor de aanschaf van nieuwe software (of andere ICT diensten). Vul het afwegingskader in voor de software die je van plan bent aan te schaffen.

Bepaal het doel

Past de aanschaf binnen je visie? Beschrijf dan wat het doel is van de aanschaf. Waarom moet je deze software aanschaffen? Welk probleem lost dit pakket voor je op? Welke vraag wordt beantwoord en welk proces wordt ondersteund.

Heb je al een oplossing in huis?

Nu je weet waarom je de software aan moet schaffen, ga je na of je niet al iets in huis hebt dat de betreffende vraag beantwoordt.

Vaak zijn er in het verleden al softwarepakketten aangeschaft die niet volledig worden gebruikt. Wellicht kan je ongebruikte functies van reeds aangeschafte pakketten gebruiken voor de vragen die je hebt. Aanschaf van nieuwe software is niet dan nodig! Gebruik gewoon deze ongebruikte functies.

Beheerders

Je technisch- en functioneel beheerders hebben goed overzicht over jouw ICT landschap. Betrek hen bij de beslissing software al dan niet aan te schaffen. Zij kunnen je vertellen of je al een oplossing in huis hebt. Zij kunnen ook aangeven of de voorgenomen aanschaf technisch past binnen jouw ICT landschap.

Hoe nu verder?

Je weet nu of het echt noodzakelijk is de software aan te schaffen. Documenteer de stappen die je doorlopen hebt. Op deze manier is altijd terug te vinden waarom de aanschaf is gedaan.

De volgende stap is een goede voorbereiding van de implementatie. Daarover lees je hier meer.