Je hebt software aangeschaft, die binnen jouw visie op ICT past. Hoe zorg je voor grip op de implementatie?

– Lees hier eerst meer over de aanschaf van software –

De aanschaf past binnen je visie. Het doel is helder en je hebt niets in huis wat aan de vraag beantwoord.

Je hebt duidelijke argumenten voor de aanschaf van de software.

Toch is dit niet voldoende om de implementatie te doen slagen. De implementatie zelf zal je ook goed moeten voorbereiden.

Gebruikers

Gebruikers zijn heel belangrijk voor een succesvolle implementatie. Als je vooraf de gebruikers niet meeneemt in je beslissingen en in de implementatie, voelen zij zich overvallen. De meeste mensen houden niet van veranderingen en gaan in de weerstand. Dit kan je voorkomen door de gebruikers zo vroeg mogelijk te betrekken bij het traject.

Bepaal wie de software uiteindelijk zal gaan gebruiken. De collega die de aanschaf initieerde zal enthousiast zijn. Gebruik dit enthousiasme om de andere gebruikers te enthousiasmeren voor de verandering.

Maak een positieve beschrijving van het doel van de aanschaf. Dit maakt de nut en noodzaak voor de gebruikers duidelijk. Samen met het enthousiasme van de initiator helpt dit de gebruikers mee te krijgen in dit traject.

Geef (een afvaardiging) van de gebruikers een plaats in de projectgroep, waardoor zij inspraak krijgen op de implementatie.

Beheerders

Ook tijdens de (voorbereiding op) de implementatie spelen je technisch- en functioneel beheerders een belangrijke rol. Met hen stem je vooraf af waar je het technisch- en functioneel beheer belegd na de implementatie. Deze beheerders neem je ook mee in het implementatieproject.

Nazorg en evaluatie

Uiteraard stel je, samen met je leverancier, een implementatieplan op.

Vaak hebben leveranciers hier een standaard plan voor liggen. Maar deze kan je uiteraard laten aanpassen voor jouw organisatie.

Belangrijk is dat je in je implementatieplan de nazorg en evaluatie periode opneemt.

Door dit onderdeel te maken van je plan, zorg je er voor dat de implementatie netjes wordt afgerond en overgedragen aan de organisatie.

Tijdens de nazorg begeleid je de gebruikers en draag je het beheer over vanuit het project naar de organisatie.

Tijdens de evaluatie evalueer je het gehele traject. Bij de evaluatie bekijk je wat er goed ging en wat er in een ander traject beter kan. Dit neem je mee voor een volgende implementatie.