Wil je nieuwe software implementeren, dan doe je er goed aan dit goed voor te bereiden. Onderdeel van de voorbereiding is het maken van een implementatieplan. Waarom maak je dit, en wat zet je er dan in?

Waar heb je een implementatieplan voor nodig?

Zoals het verstandig is goed na te denken over de nut en noodzaak van een aanschaf, zo is het ook verstandig de implementatie gestructureerd uit te voeren. In het implementatieplan omschrijf je het doel dat je met deze implementatie wil bereiken. Daarnaast beschrijf je hoe je dit wil bereiken.

Waarom moet ik (zelf) zorgen voor een implementatieplan?

Het implementatieplan maak je niet alleen, je maakt het samen met je leverancier.

Veel leveranciers hebben standaard implementatieplannen liggen. Uiteraard willen zij dat je dit plan volgt. Echter gaat het hier om jouw organisatie en de specifieke wensen van deze organisatie.

Het is goed gebruik te maken van het standaard implementatieplan van de leverancier. Controleer echter wel of de belangrijke punten uit de volgende paragraaf onderdeel zijn van dit standaard plan. Is dat niet zo, zorg er dan voor dat deze worden toegevoegd aan het implementatieplan.

Wat komt er in het implementatieplan te staan?

Het implementatieplan is een projectplan. Veel van de onderdelen van een ‘standaard’ Plan van Aanpak komen ook terug in het implementatieplan. Hieronder volgende verschillende hoofdstukken die zeker terug moeten komen in het implementatieplan.

Doel

Welk doel wil je bereiken met de implementatie? Wanneer is de implementatie succesvol? Beschrijf je doel positief. Hierdoor enthousiasmeer je de projectleden en interne organisatie voor de implementatie. Gebruik je doel in je communicatie over het implementatie project.

Achtergronden

In deze paragraaf beschrijf je kort  wat de context van het project is. Je beschrijft wie de stakeholders zijn en doet een (kort) stakeholderonderzoek. In dit onderzoek beschrijf je wat de invloed en betrokkenheid is van de stakeholders. Naar aanleiding daarvan bepaal je de aanpak voor deze stakeholders.

Projectgrenzen

In deze paragraaf beschrijf je wat de scope is van het implementatie project. Waar is het projectteam verantwoordelijk voor? Je beschrijft hierin ook wat er niet bij de implementatie hoort. Doe dit ondubbelzinnig, zodat voor iedereen duidelijk is wat wel en wat niet bij de implementatie hoort.

(Deel) resultaten

In deze paragraaf stel je vast wat de (deel) resultaten, of mijlpalen, zijn van de implementatie. Dit zijn, in elk geval, de volgende onderdelen:

• Vaststellen taken en verantwoordelijkheden
• Opleiding en instructie medewerkers
• Inrichten Technisch- en Functioneel Beheer (let op: ook bij cloud applicaties zal je zelf Functioneel Beheer moeten uitvoeren!)
• Draaiboek migratie
• Dossier Afspraken en Procedures (DAP), dit is de invulling van de Service Level Agreement (SLA) die je met de leverancier hebt afgesloten
• Nazorg
• Evaluatie

In je implementatieplan neem je deze onderdelen op als mijlpalen. Deze worden opgeleverd tijdens de implementatie.

Randvoorwaarden

De randvoorwaarden definiëren wat er nodig is om de implementatie te doen slagen. Dit kan de beschikbaarheid van interne medewerkers of de medewerkers van de leverancier zijn. Maar kunnen ook bepaalde voorwaarden zijn waar overige hard- en software aan moet voldoen. 

Projectactiviteiten

De projectactiviteiten zijn die activiteiten die uitgevoerd moeten worden om de (deel) resultaten op te kunnen leveren. Let op dat nazorg en evaluatie altijd onderdeel zijn van het implementatietraject.

Projectorganisatie

In deze paragraaf beschrijf je het projectteam:

• Wie is de opdrachtgever?
• Wie is de opdrachtnemer?
• Wat is de samenstelling van het projectteam?
• Wat is ieders rol binnen het projectteam?
• Beschrijf de werkafspraken van het projectteam
• Beschrijf hoe er binnen het projectteam wordt gecommuniceerd
• Beschrijf hoe het projectteam naar buiten communiceert

Neem in deze paragraaf ook de contacten van de leverancier op, en de afspraken die je met de leverancier hebt gemaakt.

Communicatieplan

Maak een communicatieplan waarin je beschrijft op welke momenten je welke stakeholders op welke manier informeert. Bij het schrijven van de achtergronden heb je een stakeholders onderzoek gedaan. Je weet dus wie de stakeholders zijn en hoe zij in de wedstrijd staan. Daar stem je de momenten en manier waarop je communiceert op af.

In het communicatieplan beschrijf je ook wie er verantwoordelijk is voor welke vorm van communicatie.

Planning

Uiteraard kan een planning in een projectplan niet ontbreken. In de planning geef je aan wat er wanneer gebeurd. Maak je planning ambitieus maar realistisch.

Risico’s

Beschrijf zowel de in- als externe risico’s waar het implementatie project mee te maken kan hebben. Beschrijf zowel de maatregelen die je neemt om risico’s te voorkomen als de maatregelen die je neemt als het risico optreedt.