Weet je wat ik zo fijn vind aan computers? Ze zijn voorspelbaar en doen precies wat je zegt. Als een computer iets doet wat je niet wilt, heb je de verkeerde vraag gesteld. Dit geldt voor alle IT aspecten. Wil jij een passend antwoord? Stel dan de juiste vraag. Maar het stellen van een goede vraag blijkt soms lastig.

Je kent het vast wel. Je hebt een probleem. Bedenkt zelf alvast een oplossingsrichting. En gaat op zoek naar een systeem dat past bij deze oplossingsrichting. Enthousiast haal je de nieuwe leverancier binnen en doorloopt het implementatietraject. Er is taart bij de livegang. Nu kan je echt aan de slag.

Maar dan begint de ellende. Het systeem blijkt jouw proces helemaal niet goed te ondersteunen. Je bedenkt allerlei workarounds, maar optimaal wordt het niet. Dit is niet wat jij ervan had verwacht.

Dit voorkom je door jouw informatiebehoefte scherp te stellen. Hiermee kun je namelijk jouw informatievraag formuleren.

In vier eenvoudige stappen breng je per proces jouw informatiebehoefte in beeld.

1. Ken je eindproduct

Wat is het product of de dienst die je oplevert aan het einde van jouw proces? Een paar voorbeelden:

• Belastingaanslag
• Paspoort
• Schuldhulpverlening
• Ingeplande afspraak
• enz…

En welke informatie is onderdeel van dit product of deze dienst? Als we kijken naar het product ‘ingeplande afspraak’ bevat deze bijvoorbeeld de volgende informatie:

• Naam
• E-mailadres
• Datum
• Tijdstip

2. Managementinformatie

Weet welke managementinformatie jij nodig hebt voor, tijdens en na de uitvoering van het proces. Hierbij kun je denken aan de volgende vormen van managementinformatie:

Stuurinformatie

Informatie die je nodig hebt om de medewerkers die betrokken zijn bij het proces aan te sturen. Meestal doe je dit in de vorm van KPI’s. Weet welke KPI’s je gebruikt om op te sturen. Dit is een onderdeel van de door jou benodigde managementinformatie.

Rapportage

KPI’s worden ook gebruikt voor de rapportage aan bijvoorbeeld MT-collega’s of het bestuur. Bepaal daarom ook welke rapportages jij moet opleveren. De informatie die in deze rapportages komt te staan is ook onderdeel van de door jou benodigde managementinformatie.

Strategische besluiten

Strategische besluiten worden genomen op basis van managementinformatie. Bepaal welke informatie er nodig is voor het nemen van strategische besluiten over het proces of de te leveren dienst. Dit zet je onder de noemer ‘strategische besluiten’.

3. Bronnen

Nu je in beeld hebt welke informatie je nodig hebt of wilt opleveren, aan het einde van jouw proces, kijken we naar de start van jouw proces. Je begint jouw proces met een bepaalde input. Deze informatie haal je uit bronnen. Breng in kaart welke bronnen dit zijn. Een aantal voorbeelden van bronnen voor overheidsinstellingen zijn:

• Landelijke Voorziening WOZ (LV-WOZ)
• Basisregistratie Kadaster (BRK)
• Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)
• Basisregistratie Personen (BRP)
• Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)

4. Toegevoegde waarde

Om van jouw bronnen naar jouw eindproduct te komen, voeg je informatie toe. Beschrijf welke informatie jij toevoegt. Bijvoorbeeld door analyse, interpretatie of duiding, om zo tot jouw eindproduct te komen.

Aan de slag

Met het doorlopen van deze stappen breng jij per proces en per organisatieniveau in kaart wat de informatiebehoefte is. Inventariseer dit stap voor stap voor jouw bedrijfsprocessen. En zorg er middels een PDCA-cyclus voor dat deze beschrijvingen up-to-date blijven.

Wanneer jij toe bent aan een nieuw systeem, weet je precies waar je om moet vragen én heb je voor de implementatie concrete input.

Nu zal IT jouw organisatie echt ondersteunen.