Elk jaar je IT-budget verhogen met 3%. Dan weet je zeker dat je geld tekort komt.

Het IT-budget is voor veel organisaties een zwart gat. Ze worstelen er elk jaar mee. Ze geven meer uit dan ze hadden gepland. Ze lopen achter op de technologische ontwikkelingen. Of ze krijgen geen draagvlak bij het bestuur voor hun IT-investeringen.

Hoe kun je dit voorkomen? En hoe stel je een realistisch IT-budget op waar je je wel aan houdt en waarmee je je doelen wel bereikt?

In dit blog geef ik je 7 hapklare tips om een IT-budget op te stellen dat past bij jouw organisatie, visie en behoeften.

1. Inventarisatie & Visie

De eerste stap is om een goed overzicht te krijgen van je huidige IT-middelen, en om je visie en doelen te bepalen.

Wat heb je aan hardware, software, netwerk, cloud, licenties en contracten?
– Hoe oud zijn deze middelen?
– Hoe goed functioneren ze?
– Hoe veilig zijn ze?
– Hoeveel kosten ze aan onderhoud, beheer en support?
Door dit in kaart te brengen, weet je wat je hebt. En wat je eventueel moet vervangen, upgraden of uitbreiden.

Daarnaast is het belangrijk om je visie en doelen te formuleren.
– Waar wil je heen met je IT?
– Wat wil je bereiken?
– Hoe wil je je dienstverlening verbeteren?
– Hoe wil je je processen optimaliseren?
– Hoe wil je je innovatie stimuleren?
– En hoe wil je samenwerkingen bevorderen?

Doordat je weet waar je staat én waar je heen wilt, weet je wat je nodig hebt en wat je prioriteiten zijn.

2. Vervang apparatuur op tijd

Apparatuur die te oud is, werkt niet goed, is onveilig, en kost meer aan onderhoud en reparatie. Bovendien kan het je belemmeren om nieuwe software of functionaliteiten te gebruiken.

Het is daarom verstandig om je apparatuur na drie jaar te vervangen. Maak een lijst van alle apparatuur die volgend jaar aan vervanging toe is, en neem dit op in je begroting.

3. Blijf up-to-date met je software

Software die niet meer ondersteund wordt, is onveilig, onbetrouwbaar, en niet compatibel met andere systemen. Bovendien mis je de nieuwste functionaliteiten en mogelijkheden.

Vervang daarom je software voordat de ondersteuning vervalt. Controleer welke software volgend jaar niet meer ondersteund wordt, en neem de vervanging hiervan op in je begroting.

4. Projectmanagement

Voor de vervanging en implementatie van je IT middelen maak je projecten. Deze projecten kosten tijd, geld en capaciteit. Het is daarom essentieel om je projecten goed te definiëren, te faseren, te begroten en te managen.

Houd hierbij ook rekening met overheadkosten zoals projectmanagement en -ondersteuning. Maak per project een budget, en neem dit op in je begroting.

5. Doorlopende kosten

Doorlopende kosten zijn de kosten die je elk jaar hebt voor je IT, zoals licenties, abonnementen, contracten, onderhoud, beheer, support, etc. Deze kosten stijgen elk jaar door inflatie, prijsverhogingen, of extra diensten.

Verhoog je doorlopende kosten dus met de juiste index. Controleer welke CBS-index je leveranciers gebruiken, en verhoog je begroting voor je doorlopende kosten met deze index.

6. Apart budget voor informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging is meer dan alleen IT. Het gaat ook om beleid, organisatie, cultuur en bewustzijn. Door het budget voor informatiebeveiliging apart te zetten, laat je zien dat je informatiebeveiliging serieus neemt en dat je er aandacht aan besteedt.

Bovendien ben je zo wendbaarder en kun je de kosten en baten van informatiebeveiliging beter inzichtelijk maken. Maak een apart budget voor informatiebeveiliging, en neem dit op in je begroting.

7. Onvoorzien

Zelfs als je alles goed plant, zal je onvoorziene kosten tegenkomen. Dit kunnen kosten zijn door technische problemen, veranderende eisen, vertragingen of calamiteiten.

Reserveer altijd 10% van het bedrag dat je hebt begroot voor onvoorzien. Zo voorkom je dat je het budget overschrijdt of dat je projecten moet uitstellen of annuleren.

Tot slot…

Met deze zeven tips kun je een realistisch IT-budget opstellen waar je je wel aan houdt en waarmee je je wél doelen bereikt.

Wil je hier meer over weten of wil je hulp bij het opstellen van je IT-budget? Neem dan contact met mij op voor een gratis kwartiertje sparren. Ik help je graag verder.