Je trouwt de liefde van je leven en maakt meteen afspraken over een scheiding, mocht het ooit zo ver komen. Maar als je een contract met een IT-leverancier aangaat, denk je daar niet over na. Waar je hoopt dat je huwelijk eeuwig standhoudt, weet je bij een IT-leverancier bijna zeker dat er ooit een afscheid komt. En als je dat niet goed regelt, krijg je bij die ‘scheiding’ gegarandeerd problemen.

Dit is een fout die veel organisaties maken. En hierdoor kom je op het moment suprême voor vervelende verrassingen te staan.

Geen verrassingen, wél controle

Om die verrassingen te voorkomen, stel je aan het begin van de samenwerking een exit-plan op. Dit plan zorgt dat je voorbereid bent op het moment dat je besluit om de samenwerking met je IT-leverancier te beëindigen. Maar wat houdt zo’n exit-plan precies in?

Exit-scenario’s

In het exit-plan maak je afspraken over verschillende exit-scenario’s. Denk aan een overstap naar een andere leverancier of een beperkte voortzetting van het contract. Door dit vooraf te bespreken, weet je wat je kunt verwachten en voorkom je vervelende situaties.

Taken en verantwoordelijkheden

Een goed exit-plan verdeelt de taken tussen jouw organisatie en de leverancier. Zodat als het moment daar is, jouw bedrijfsvoering ongestoord blijft draaien.

Denk aan de volgende werkzaamheden:
– Het overdragen van data en systemen;
– Het afbouwen van services;
– Het ondersteunen van een soepele overgang.

Door deze werkzaamheden duidelijk vast te leggen, zorg je voor een soepele overgang en minimaliseer je de kans op verstoringen in jouw bedrijf.

Kosten: valkuilen ontwijken

Tot slot, is het van belang om afspraken te maken over de kosten. Een exit-plan maakt glashelder welke kosten je kunt verwachten en waarvoor je mogelijk extra betaalt. Door dit vooraf vast te leggen, kun je budgetteren en onverwachte uitgaven vermijden.

Wanneer stel je een exit-plan op?

Ideaal gezien stel je een exit-plan op vóórdat de samenwerking begint. Tijdens de contractonderhandelingen of implementatiefase leg je de afspraken vast. Dit schept niet alleen duidelijkheid, maar zorgt er ook voor dat beide partijen vanaf het begin weten waar ze aan toe zijn.

Houd het plan levend

Een exit-plan is geen document dat je onder in een lade stopt. Bespreek het minimaal één keer per jaar tijdens de strategische gesprekken met je IT-leverancier.

Jullie toetsen samen of de afspraken uit het exit-plan nog steeds aansluiten bij jullie samenwerking. Zo houd je het exit-plan up-to-date en is het bruikbaar als jullie contract beëindigd wordt.

Geen exit-plan? Kom in actie!

Het is niet alleen een kwestie van je zaakjes goed op orde hebben, maar het is jouw zekerheid dat je voorbereid bent op de toekomst. Heb je nog geen exit-plan met jouw IT-leveranciers? Dan is het hoog tijd om hier werk van te maken.

Samen met je IT-leveranciers maak je een plan dat jouw organisatie beschermt tegen onverwachte situaties. En het zorgt voor een vlekkeloze overgang als het moment daar is. Neem daarom de tijd om het plan zo gedetailleerd mogelijk op te stellen.